در عصر ارتباطات و هوش مصنوعی هر فرد یا سازمانی بخواهد در بازار سهمی داشته باشید نیاز دارد به روش های مختلف با اجتماع متخصیص و جامعه مخاطبین عادی ارتباطات گسترده برقرار کند. یکی از بهترین و تاثیرگذارترین اقدامی که برای این مهم می توان انجام داد برگزاری همایش و ایونت به بهانه های مختلف می باشد. اگر بخواهیم مثال بزنیم؛ جشن های پایان و آغاز سال، رونمایی بمناسبت محصولات یا خدمات جدید، افتتاحیه و اختتامیه رویدادهای مهم، پوشش تصویری غرفه در نمایشگاه ها، برگزاری مجامع عمومی و عادی و امثالهم می توان اشاره نمود.
با ما همراه باشید؛ از سیر تا پیاز برگزاری همایش را برایتان شرح می دهیم.
همایش چیست؟
در لغت همایش به گردهمایی معنی می شود و در اصطلاح به مفهوم نشستی است که تعدادی افراد متخصص در یک مکان گرد هم آمده و در رابطه با موضوع خاصی به بحث و تبادل نظر می پردازند.
اهداف برگزاری همایش
اغلب همایش ها به چند دلیل انجام می شود از جمله بازاریابی و تبلیغات، ایجاد ارتباط و برندسازی. این دلایل هر کدام به تنهایی اهداف بزرگی می باشند ولی حین برگزاری همایش می توان با برنامه ریزی درست به تمامی این اهداف دست پیدا کرد.
مراحل برگزاری همایش
- دریافت مجوز برگزاری همایش
- اجاره سالن و محل برگزاری همایش
- تشکیل تیم های اجرایی از جمله دبیرخانه، پوشش تصویری، نورپردازی و صدابرداری
- انتخاب مجری و گروه هنری
- دعوت از مدعووین
- اطلاعرسانی و تبلیغات
- تولید محتوا
- برنامه ریزی مراحل برگزاری
چک لیست برگزاری همایش
اگر بخواهیم مراحل را بصورت سلسله مراتب و به زبان ساده بیان کنیم شما بعنوان مسئول اجرای همایش باید از ابتدا به تمامی ابعاد برنامه فکر کرده باشید، حتی برای مواجهه با حاشیه ها نیز باید برنامه ریزی داشته باشید.
قبل از هر چیزی باید این را بدانید که برگزاری همایش یک کار تیمی و پیچیده می باشد. چرا که تیم های مختلف باید با همدیگر در ارتباط کامل باشند و در عین حال هر کدام وظیفه خود را به نحو احسن انجام دهد. اگر یکی از تیم ها وظیفه خودش را بدرستی انجام ندهد ناهماهنگی در برنامه کاملا مشهود خواهد بود و چه بسا ممکن است برنامه از کنترل خارج شود و شما به اهداف خود نرسید. از طرفی در کنار هزینه ها شما و برند شما نیز لطمه می بیند، بنابراین باید با وسواس کامل در انتخاب تیم ها دقت کنید چرا که تخصص و تجربه کافی برای هر کدام از تیم ها حداقل نیازمندی یک اجرای موفق می باشد.
حداقل ۳ ماه قبل از برگزاری رویداد:
شما باید اطلاعات جامع و کاملی از برنامه ای که می خواهید برگزار کنید داشته باشید. از جمله هدف برگزاری، ابعاد رویداد، تعداد مدعووین، بودجه مورد نیاز، زمان و مکان برگزاری، خروجی های رویداد و …
این اطلاعات از این نظر اهمیت دارد که به شما برای مدیریت بهتر منابع انسانی، مالی و زمان یاری می کند.
دو ماه قبل از برگزاری رویداد:
دریافت مجور برگزاری رویداد از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی. این مورد به این دلیل اهمیت دارد که تا قبل از نهایی نشدن این موضوع شما نمی توانید با قطعیت نسبت به رزرو سالن برگزاری و حتی انتخاب مجری و میهمانان ویژه اقدام کنید. ممکن است رویداد شما تحت تاثیر حضور شخصی باشد که از نظر مراجع زیربط حضورشان ممنوع باشد.
یک ماه قبل از برگزاری:
مشخص کردن محل برگزاری رویداد، مدعوین، میهمانان ویژه و مجری. از دو ماه قبل از برگزاری رویداد شما باید کارت دعوت های خودتان را آماده کرده باشید، با مجری مورد نظر خودتان به توافق رسیده و محل برگزاری رویداد را رزرو کرده باشید. یک نکته بسیار مهم در انتخاب محل برگزاری پیش بینی قطعی برق سالن می باشد، اگر در فصل تابستان میخواهید همایش برگزار کنید باید به این نکته توجه کنید زیرا در تابستان امکان قطع شدن برق وجود دارد و باید از قبل این موضوع را نیز در نظر داشته باشید و محلی را برای برگزاری انتخاب کنید که برق اضطراری داشته باشد.
۲۰ روز قبل از برگزاری:
انتخاب تیم های برگزاری از جمله پوشش تصویری، نورپردازی، صدابرداری و دکور. شما حداقل ۲۰ روز قبل از برگزاری برنامه باید با یک تیم متخصص و کاربلد به توافق رسیده باشید. لازمه برگزاری موفق رویداد تسلط همه جانبه به مسائل مربوط به برگزاری می باشد از این رو شما سه هفته قبل از برگزاری رویدا باید به همراه تیم تولید و تصویربرداری از سالن محل برگزاری دیدن کرده باشید.
۱۰ روز قبل از برگزاری:
ارسال کارت دعوت و در عین حال بصورت همزمان تبلیغ و انتشار رپورتاژ در خبرگزاری ها برای جلب توجه اصحاب رسانه، رقبا، مخاطبین و نشریات. این موضوع از این نظر اهمیت دارد که بسترهای اطلاعرسانی را برای حضور پررنگ برند شما در لابلای اخبار آماده می کند. این اقدام میتواند به ایجاد اثرات بلند مدت برندسازی و ایجاد بایگانی اطلاعات در بستر اینترنت به منظور افزایش اعتبار شما در موتورهای جستجو کمک شایانی کند.
۵ روز قبل از برگزاری رویداد:
بازبینی و شبیه سازی برنامه ها، ایجاد ارتباط و هماهنگی بین تیم های مختلف از جمله مجری، تیم تصویر و تیم پخش زنده. تولید محتوا های مورد نیاز برای پخش در لابلای برنامه و ویدیو وال ها در زمان های مختلف از جمله سرود، قرآن، استراحت و …
۱ روز قبل از اجرای برنامه
چینش تجهیزات و استقرار تمامی تیم ها برای تست روز قبل برنامه به منظور اطمینان از سلامت تجهیزات و همچنین هماهنگی تیم ها. این مرحله یکی از پر اهمیت ترین مراحل برگزاری همایش می باشد چرا که در صورت وجود خطای انسانی و تجهیزات امکان رفع آن وجود دارد.
اقدامات حین اجرای برنامه
در حین برگزاری همایش بعنوان ناظر باید تمامی فعالیت ها را زیر نظر داشته باشید، از تیم تدارکات و پذیرایی گرفته تا تیم محتوا و تصویربرداران باید بدون دغدغه مشغول انجام وظایف خود باشند. کاملا آماده باشید تا در صورت بروز هر گونه مشکل، آنرا سریع برطرف نمایید. کنداکتور برنامه را زیر نظر داشته باشید تا تمامی بخش های برنامه در زمان تعیین شده انجام شود. در کنار این مسائل شما باید با نظارت بر کیفیت اجرای تیم ها از افت کیفیت برنامه جلوگیری کنید. از تصویربرداران بخواهید حواشی را به دقت زیر نظر داشته باشند و محتوای مورد نیاز و قابل استفاده برای شبکه های اجتماعی و وبسایت شما تولید کنند.
اقدامات پس از پایان همایش
پس از اتمام برنامه در اولین فرصت باید یک بکاپ از محتوای تصویری از جمله خروجی واحد سیار، رم دوربین های فیلمبرداری و عکاسی و نیز خروجی پخش زنده در صورت انجام را داشته باشید. این اقدام بسیار اهمیت دارد چرا که این محتوا نقش کلیدی در اقدامات آینده شما خواهد داشت و در صورت اشتباهات فردی که بسیار شایع می باشد این اطلاعات ارزشمند از بین خواهد رفت.
نکته مهم دیگر ارائه گزارش از دستاوردها، حواشی، حضور میهمانان ویژه و فیلم خلاصه مراسم در شبکه های اجتماعی و خبرگزاری ها برای تکمیل تبلیغات ابتدایی شما قبل از اجرای برنامه می باشد. این موضع از این لحاظ اهمیت دارد که شما با ارائه دستاوردهای این رویداد در ادامه نیز همراهی حاضرین و همچنین علاقه مندان را خواهید داشت و در نهایت باعث ایجاد تعامل در شبکه های اجتماعی و افزایش بازدیدهای وبسایت شما خواهد شد.
کلام آخر
برگزاری رویدادها یک کار تخصصی و تیمی می باشد، تلاش ما در این مقاله توضیح مختصر و مفید و همچنین عملی در رابطه با برگزاری همایش بود تا هر چند کم شما را با فرآیند برگزاری رویداد آشنا کرده باشیم. امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد.