نفسی بگیر. شما سخنگوی این شرکت هستید و در خط مقدم قرار دارید. شما می توانید با داشتن طرحی که تعیین می کند چه کسی ابتدا در هنگام بروز مشکلات با چه کسی تماس برقرار کند، بحران را حل کنید. تحقیق کنید که چگونه شرکت های دیگر با بحران ها برخورد کرده اند تا دریابید که چه عواملی مؤثر است و چه چیزی نه.
به یاد داشته باشید همه نظر خودشان را دارند، بنابراین بسیار مهم است که تلاش کنید تا آنها را درک کنید. صادق باشید. جلوتر از یک مسئله بدان معنی است که شما در کنترل روایت شانس بهتری دارید و رسانه های اجتماعی می توانند دوست یا دشمن شما باشند اگر برنامه بد دارید.
مراحل ساده زیر، شما را در جریان مدیریت بحران روابط‌عمومی یاری می کند:
۱-داشتن یک برنامه باید قدم اول باشد. در مواقع بحرانی، آیا یک تیم رسانه ای دارید؟ آیا شما آماده عمل سریع و قاطع هستید تا بتوانید روایت را کنترل کنید؟ اینها برخی از سؤالاتی است که باید اکنون از آنها بپرسید تا در صورت بروز بحران آماده شوید.
۲-این گامی است که قبل از بحران باید انجام شود. چگونه شرکت های دیگر نسبت به بحران ها واکنش نشان داده اند؟ چه کار خوبی کردند؟ خطاهای آنها چه بود؟ …
۳. دیدگاه مناسب و جامع: رسانه ها سؤالات سختی خواهند پرسید که شاید مایل به پاسخگویی آنها نیستید. برای رسیدگی به این موضوعات و حفظ دیدگاه مناسب و جامع، گامی به عقب بردارید و سعی کنید نظرات همه را بدست آورید – آیا با آن موافق هستید یا خیر؟ هرچه درک شما جامع تر باشد، بهتر می توانید پاسخ دهید.
۴- تحریف واقعیت یا دروغ گفتن، بدترین کاری است که می توانید انجام دهید. رسانه ها و رقبای شما سرانجام داستان واقعی را کشف می کنند و هنگامی که داستان واقعی روشن شود، شما یک بحران دیگر ایجاد کرده اید که بسیار دردناک خواهد بود.
بهترین رویکرد این است اطلاعاتی که دقیق هستند را منتشر کنید.
۵- جلوتر از مسائل احتمالی بمانید
این مهمترین قدم است. به محض شنیدن مسئله، سریع عمل کنید. چشم انداز خود را مشخص کنید – اجازه ندهید دیگران روایت را هدایت کنند. حتی اگر پاسخ قطعی ندارید، به مخاطبان خود اطمینان دهید که در حال کار روی یک راه حل هستید و در اسرع وقت گزارش خواهید داد.
اگر بتوانید چندین قدم جلوتر از مسائل احتمالی بمانید، می توانید هر بحرانی را به خوبی مدیریت کنید.
۶. یک برنامه رسانه های اجتماعی خوب ساخته شده داشته باشید
یک برنامه روابط عمومی خوب در رسانه های اجتماعی به شما کمک می کند تا یک بحران را بهتر و سریع تر مدیریت کنید. برای اطمینان از استفاده بهینه از رسانه های اجتماعی به این سؤالات پاسخ دهید: بهترین زمان برای ارسال محتوای فیسبوک چیست؟ چه نوع محتوا برای اینستاگرام مناسب است؟ در توئیتر چگونه؟ آیا ما به نظرات پاسخ می دهیم؟ اگر می خواهید در میان هر بحران روابط عمومی، یک تصویر مثبت داشته باشید، به همه این سؤالات اساسی پاسخ دهید.